Warum eine eigene Vorlagen-Bibliothek zusätzlich zur Automatisierung
Unsere Anleitung zur Nachrichten-Automatisierung deckt die fünf Nachrichten ab, die bei jeder Buchung zeitgesteuert ausgelöst werden: Bestätigung, Voranreisemeldung, Check-in-Check, Check-out-Erinnerung und Bewertungsanfrage. Diese Vorlagen laufen automatisch und brauchen keinen Eingriff.
Der Alltag als Host besteht aber zu einem großen Teil aus Nachrichten, die sich nicht automatisieren lassen, weil sie eine konkrete Situation beantworten: eine Anfrage vor der Buchung, ein Sonderwunsch, eine Beschwerde, eine Erinnerung an die Hausordnung. Für diese Fälle lohnt sich eine eigene Bibliothek fertiger Textbausteine, die du in Sekunden anpasst und abschickst — statt jedes Mal neu zu formulieren.
Wo du diese Vorlagen in Smoobu ablegst
Smoobu unterscheidet zwischen automatisierten Vorlagen (mit Zeitauslöser, siehe Nachrichten-Automatisierung) und dem direkten Posteingang, in dem du auf eingehende Gästenachrichten antwortest. Für situative Bausteine wie die unten stehenden gibt es zwei praktikable Wege:
- Eigene Vorlage ohne Zeitauslöser: Lege unter Automatisierung → Nachrichten eine neue Vorlage an, aber ohne automatischen Versandzeitpunkt. Sie erscheint dann im Posteingang als manuell auswählbarer Textbaustein statt automatisch zu feuern.
- Textdatei oder Notiz-Tool: Wer die Vorlagen lieber außerhalb von Smoobu verwaltet, legt sie in einer einfachen Notiz-App oder einem Dokument ab und kopiert sie bei Bedarf in den Smoobu-Posteingang.
- Prüfe die aktuelle Bezeichnung: Manche Smoobu-Kontoversionen nennen manuell auswählbare Textbausteine anders als automatisierte Vorlagen — die genaue Menüführung im Smoobu-Hilfecenter nachschlagen, falls die Option nicht sofort auffindbar ist.
Vor der Buchung
Anfragen kommen oft mit Zusatzfragen — Verfügbarkeit, Sonderwünsche, Haustiere. Eine schnelle, konkrete Antwort erhöht die Buchungswahrscheinlichkeit deutlich gegenüber einer verzögerten.
Anfrage beantworten und Verfügbarkeit bestätigen
Gast fragt nach Verfügbarkeit für einen bestimmten Zeitraum, bevor er bucht.
Hallo {{guest_firstname}},
vielen Dank für deine Anfrage! Der Zeitraum {{checkin_date}} bis {{checkout_date}} ist aktuell noch frei.
[Unterkunft] eignet sich gut für {{Personenanzahl}} Personen. Bei Fragen zur Ausstattung oder Anreise melde dich gerne — ich helfe dir schnell weiter.
Viele Grüße,
{{host_name}}Sonderwunsch bestätigen (Parkplatz, Haustier, früher Check-in)
Gast fragt vor der Buchung nach etwas, das nicht in der Standard-Beschreibung steht.
Hallo {{guest_firstname}},
gerne! [Konkrete Antwort auf den Wunsch — z. B.: Ein Parkplatz direkt vor dem Haus ist kostenlos verfügbar / Haustiere sind bei vorheriger Absprache willkommen / Ein früher Check-in ab 12 Uhr ist meistens möglich, ich bestätige das kurz vor Anreise.]
Lass es mich wissen, wenn du noch weitere Fragen hast.
{{host_name}}Kurz vor der Anreise
Die Voranreisemeldung mit Zugangscode läuft automatisiert (siehe Nachrichten-Automatisierung). Diese beiden Situationen kommen trotzdem regelmäßig vor und brauchen eine individuelle Antwort.
Verspätete Anreise ankündigen lassen
Gast meldet, dass er später als die übliche Check-in-Zeit ankommt.
Hallo {{guest_firstname}},
danke für die Info! Kein Problem, der Zugangscode funktioniert unabhängig von der Uhrzeit — du kannst also jederzeit nach {{checkin_time}} Uhr einchecken, ganz ohne dass ich vor Ort sein muss.
Gute Reise!
{{host_name}}Rückfrage zu WLAN oder Parkplatz vor Anreise
Gast fragt kurz vor Anreise nach praktischen Details, die noch nicht in der Voranreisemeldung standen.
Hallo {{guest_firstname}},
gerne beantworte ich das: [WLAN-Name und Passwort stehen auch in der Gästemappe / Der Parkplatz befindet sich ... / Der nächste Supermarkt ist ...]
Bei weiteren Fragen einfach melden.
{{host_name}}Während des Aufenthalts
Hier entscheidet sich oft, ob eine Bewertung positiv oder negativ ausfällt. Schnelligkeit und ein ruhiger Ton sind wichtiger als eine perfekte Formulierung.
Reaktion auf eine Beschwerde während des Aufenthalts
Gast meldet ein konkretes Problem (z. B. Heizung, Lärm, fehlender Gegenstand).
Hallo {{guest_firstname}},
das tut mir leid, danke dass du mir sofort Bescheid gibst. [Konkrete Lösung — z. B.: Ich kümmere mich noch heute darum / Ein Techniker kann morgen früh kommen / Ich bringe dir das fehlende [Gegenstand] in den nächsten Stunden vorbei.]
Meld dich, sobald du kannst, ob das für dich funktioniert.
{{host_name}}Höfliche Erinnerung an die Hausordnung
Nachbarn oder du selbst bemerken eine Abweichung von der Hausordnung (Lautstärke, Gästezahl, Rauchverbot).
Hallo {{guest_firstname}},
ich hoffe, ihr habt einen schönen Aufenthalt! Eine kurze Erinnerung: [In der Wohnung gilt Rauchverbot, dafür gibt es einen Balkon / Ab 22 Uhr gilt bitte Zimmerlautstärke, da es ein Wohnhaus mit Nachbarn ist.]
Danke für euer Verständnis — bei Fragen einfach melden.
{{host_name}}Antwort auf eine Late-Check-out-Anfrage (möglich)
Gast fragt an, ob er später auschecken kann, und die nächste Buchung erlaubt es.
Hallo {{guest_firstname}},
gerne, das passt diesmal! Check-out ist bei euch statt um {{checkout_time}} Uhr erst um [neue Uhrzeit] möglich.
Guten Rest-Aufenthalt!
{{host_name}}Antwort auf eine Late-Check-out-Anfrage (nicht möglich)
Gast fragt nach späterem Check-out, aber die Wohnung wird direkt danach neu belegt.
Hallo {{guest_firstname}},
schade, dass ich das diesmal nicht ermöglichen kann — direkt im Anschluss reist schon der nächste Gast an, daher brauche ich das Zeitfenster für die Reinigung.
Wenn du möchtest, kannst du dein Gepäck bis [Uhrzeit] gerne bei mir/im Eingangsbereich lassen und die Stadt noch genießen.
{{host_name}}Nach der Abreise
Die automatisierte Bewertungsanfrage übernimmt den Standardfall. Diese Vorlagen decken die Ausnahmen ab.
Vergessener Gegenstand
Du findest nach dem Check-out einen Gegenstand des Gastes.
Hallo {{guest_firstname}},
bei der Reinigung habe ich [Gegenstand] gefunden — vermutlich gehört er dir. Ich bewahre ihn gerne auf. Sag mir, ob ich ihn dir zuschicken soll (Portokosten übernimmst du) oder ob du ihn bei einer Gelegenheit abholst.
Viele Grüße,
{{host_name}}Kurzes Dankeschön ohne Bewertungsbitte
Für Gäste, bei denen die automatische Bewertungsanfrage bereits gelaufen ist und du zusätzlich persönlich danken möchtest.
Hallo {{guest_firstname}},
es hat mich gefreut, dass ihr bei [Unterkunft] wart. Ich hoffe, ihr kommt wieder — bei einer erneuten Direktbuchung gebe ich euch gerne [Rabatt/Vorteil], einfach kurz melden.
Alles Gute,
{{host_name}}Ton-Tipps für deutsche Gästekommunikation
Du oder Sie ist eine bewusste Entscheidung, keine Nebensache. Bei Ferienwohnungen mit jüngerem, urbanem Zielpublikum wirkt Du persönlicher und passt zum lockeren STR-Kontext. Bei gehobeneren Unterkünften oder Geschäftsreisenden ist Sie oft die sicherere Wahl. Wichtig ist vor allem: einmal entscheiden und über alle Vorlagen hinweg konsequent bleiben — ein Wechsel innerhalb derselben Nachricht wirkt unprofessionell.
Bei internationalen Gästen, die kein Deutsch sprechen, lohnt sich eine zweisprachige Nachricht (Deutsch + Englisch untereinander) statt einer reinen Übersetzung durch ein Tool ohne Kontrolle — besonders bei Sicherheits- oder Zugangsinformationen, wo Missverständnisse teuer werden können.
Emojis sind in Ordnung, aber sparsam einsetzen: ein Smiley am Ende einer freundlichen Nachricht wirkt warm, drei Emojis in einer Beschwerdeantwort wirken unpassend. Bei ernsten Themen (Schaden, Beschwerde, Stornierung) ganz darauf verzichten.
Häufige Fragen
Kann ich diese Vorlagen auch automatisieren?
Teilweise. Nachrichten mit festem Zeitpunkt (Bestätigung, Voranreise, Bewertungsanfrage) gehören in die automatisierte Vorlagen-Verwaltung — siehe unsere Anleitung zur Nachrichten-Automatisierung. Situative Nachrichten wie eine Beschwerde-Reaktion oder eine individuelle Late-Check-out-Antwort lassen sich naturgemäß nicht automatisieren, weil sie von der konkreten Situation abhängen.
Wo im Smoobu-Posteingang füge ich eine gespeicherte Vorlage ein?
Der genaue Menüpfad hängt von deiner Smoobu-Kontoversion ab — meist findest du im Antwortfenster des Posteingangs eine Option zum Einfügen gespeicherter Textbausteine oder Vorlagen. Falls die Option nicht direkt sichtbar ist, im Smoobu-Hilfecenter nach dem aktuellen Namen der Funktion suchen.
Sollte ich auf Airbnb anders antworten als auf Booking.com oder bei Direktbuchungen?
Der Inhalt bleibt gleich, aber bei Airbnb liest auch Airbnb selbst im Streitfall mit — bei Beschwerden lohnt es sich, Zusagen (z. B. Rückerstattungen) etwas präziser zu formulieren, weil die Nachricht im Zweifel als Beleg dient. Bei Direktbuchungen kannst du informeller und persönlicher schreiben.
Wie gehe ich mit einer Nachricht um, die ich nicht sofort beantworten kann?
Eine kurze Zwischennachricht ist besser als Schweigen: "Danke für deine Nachricht, ich melde mich innerhalb der nächsten [Zeitangabe] mit einer Antwort." Das verhindert, dass der Gast den Eindruck bekommt, ignoriert zu werden, und schützt deine Antwortzeit-Statistik auf der Plattform.
Hinweis: Die genauen Bezeichnungen für Vorlagen und Textbausteine im Smoobu-Posteingang können sich je nach Kontoversion unterscheiden. Aktuellen Stand im Smoobu-Hilfecenter prüfen. Smoobu-Hilfecenter