Was iCal-Synchronisation in Smoobu leistet — und was nicht
iCal-Synchronisation ist der einfachste, aber auch der langsamste Weg, Kalender zwischen Smoobu und einem anderen System abzugleichen. Sie funktioniert über eine öffentliche Kalender-URL (die .ics-Datei), die das eine System bereitstellt (Export) und das andere System in regelmäßigen Abständen abruft (Import). Es werden ausschließlich Belegungszeiträume übertragen — keine Gästenamen, keine Preise, keine Nachrichten. Für alles darüber hinaus brauchst du eine API-Anbindung.
Der entscheidende Unterschied zu einer API-Verbindung: iCal ist kein Echtzeit-Sync. Beide Seiten rufen die Kalenderdatei periodisch ab, nicht sofort bei jeder Änderung. Smoobu selbst nennt kein festes Intervall — in der Praxis kann eine Aktualisierung wenige Minuten bis mehrere Stunden dauern, abhängig vom externen System. Das ist der Grund, warum iCal-only-Kanäle (z. B. viele kleinere Buchungsportale oder private Kalender) grundsätzlich ein höheres Doppelbuchungsrisiko haben als API-Kanäle wie Airbnb oder Booking.com.
Schritt 1 — Deinen Smoobu-Kalender exportieren
- In Smoobu: gehe zu Buchungskanäle → Kanal hinzufügen → Manueller Kanal (iCal-Export).
- Wähle die Unterkunft aus, für die du den Kalender exportieren möchtest. Jede Unterkunft hat einen eigenen, eindeutigen Export-Link.
- Kopiere den angezeigten iCal-Link (endet auf .ics). Dieser Link ist öffentlich zugänglich für jeden, der ihn kennt — behandle ihn nicht als geheim, aber teile ihn auch nicht unnötig.
- Wiederhole den Vorgang für jede Unterkunft, die du extern synchronisieren willst — der Link ist pro Unterkunft unterschiedlich.
Diesen Export-Link brauchst du für Schritt 2. Bewahre ihn an einem Ort auf, an den du dich erinnerst — beim Wechsel des Zielsystems musst du ihn erneut einfügen.
Schritt 2 — Export-Link in ein externes System importieren
Der Export-Link lässt sich in praktisch jedes System einfügen, das iCal-Importe unterstützt. Typische Anwendungsfälle:
- Google Kalender: Einstellungen → Kalender hinzufügen → Über URL. Google aktualisiert importierte Kalender in der Regel alle paar Stunden, nicht sofort.
- Eine zweite PMS- oder Channel-Manager-Software: im Bereich für externe/manuelle Kanäle einfügen — nützlich, wenn du parallel zwei Systeme betreibst, etwa während einer Migration.
- Deine eigene Website oder ein Buchungswidget: viele Website-Baukästen und Direktbuchungs-Plugins akzeptieren einen iCal-Link, um verfügbare Termine anzuzeigen.
- Ein Buchungsportal ohne offizielle Smoobu-API-Integration: manche kleineren oder regionalen Portale bieten ausschließlich iCal-Import/Export an. Prüfe in den Kanal-Einstellungen des Portals nach einer Option „Kalender importieren" oder „iCal-URL hinzufügen".
Schritt 3 — Externen Kalender in Smoobu importieren
Genauso wie du exportierst, kannst du auch einen externen Kalender in Smoobu importieren — etwa von einem Kanal, der nicht offiziell über die Smoobu-API angebunden ist, oder von einem privaten Kalender (z. B. Eigennutzung, Familienbelegung).
- In Smoobu: gehe zu Buchungskanäle → Manueller Kanal → iCal-Import.
- Füge die iCal-URL des externen Systems ein und weise sie der richtigen Unterkunft zu.
- Smoobu ruft die Datei periodisch ab und blockiert die dort eingetragenen Zeiträume automatisch in allen anderen verbundenen Kanälen.
- Wichtig: Ein importierter iCal-Kalender liefert in der Regel nur „belegt/frei" — keine Gästedaten. Für Buchungsdetails musst du weiterhin manuell im externen System nachsehen.
Schritt 4 — Pufferzeit einstellen, um Sync-Verzögerungen abzufangen
Weil iCal nicht in Echtzeit synchronisiert, entsteht immer ein kleines Zeitfenster, in dem eine Buchung auf einer Plattform noch nicht auf einer anderen sichtbar ist. Das ist die häufigste Ursache für Doppelbuchungen bei iCal-only-Kanälen.
- In Smoobu: gehe zu Einstellungen → Unterkunft → Verfügbarkeit.
- Stelle eine Anreise- und/oder Abreise-Pufferzeit ein — mindestens einen Tag zwischen zwei Buchungen unterschiedlicher iCal-Kanäle, wenn möglich.
- Alternativ: reserviere den letzten verfügbaren Tag vor einer neuen iCal-Buchung manuell als „geblockt", bis du sicher bist, dass die Synchronisation durchgelaufen ist.
Ein Tag Puffer kostet dich im Zweifel eine Nacht Umsatz — eine Doppelbuchung kostet dich eine Stornierung, eine schlechte Bewertung und im schlimmsten Fall eine Vertragsstrafe des Kanals. Für reine iCal-Kanäle ist der Puffer fast immer die bessere Wahl.
Häufige Probleme beheben
Der importierte Kalender aktualisiert sich nicht
Smoobu und die meisten externen Systeme rufen iCal-Feeds nur periodisch ab, nicht sofort. Wenn nach mehreren Stunden noch keine Aktualisierung sichtbar ist: prüfe, ob der iCal-Link noch gültig ist (manche Systeme ändern die URL bei einer Neueinrichtung), entferne den Kanal in Smoobu und füge ihn mit demselben Link erneut hinzu, um eine sofortige Neuabfrage auszulösen.
Trotz Synchronisation kam es zu einer Doppelbuchung
Das ist das bekannte Grundrisiko von iCal — zwei Buchungen können im selben kurzen Zeitfenster eingehen, bevor die Synchronisation durchgelaufen ist. Prüfe, ob eine Pufferzeit eingestellt ist (Schritt 4). Bei Kanälen mit häufigem Buchungsaufkommen ist eine API-Anbindung, falls verfügbar, die zuverlässigere Lösung.
Der exportierte Kalender zeigt falsche Zeitzonen an
iCal-Dateien enthalten technisch eine Zeitzoneninformation, aber manche Zielsysteme interpretieren sie abweichend. Prüfe im Zielsystem, ob die lokale Zeitzone korrekt eingestellt ist. Bei reinen Verfügbarkeits-Blöcken (ganztägig) spielt die Uhrzeit meist keine Rolle — nur bei Check-in-/Check-out-Zeiten kann es zu einer Verschiebung um einen Tag kommen.
Ein Kanal zeigt Termine als belegt, obwohl die Buchung storniert wurde
Nach einer Stornierung muss der exportierende Kanal seine iCal-Datei aktualisieren, und der importierende Kanal muss sie erneut abrufen — beides braucht Zeit. Warte den nächsten Sync-Zyklus ab oder entferne und importiere den Kanal in Smoobu neu, um eine sofortige Abfrage zu erzwingen.
Ich sehe keine Option für iCal-Import in meinem Buchungsportal
Nicht jedes Portal unterstützt iCal-Import — manche bieten ausschließlich eine API-Anbindung oder gar keine externe Synchronisation an. Prüfe die Hilfe-Dokumentation des jeweiligen Portals oder wende dich an dessen Support, um zu klären, welche Synchronisationsmethoden verfügbar sind.