Kaution in Smoobu einrichten

Was eine Kautions-Einrichtung in Smoobu leistet

Eine Kaution schützt dich vor den Kosten kleinerer Schäden oder Regelverstöße, ohne dass du bei jedem Check-in Bargeld entgegennehmen musst. In Smoobu lässt sich der Kautionsprozess auf zwei Arten automatisieren: entweder über eine Kartenvorautorisierung im Rahmen der Online-Zahlungsintegration (der Betrag wird reserviert, aber nicht sofort abgebucht) oder über eine automatisierte Nachricht, die den Gast vor Anreise zur manuellen Überweisung der Kaution auffordert.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von deinem Zahlungsanbieter, den genutzten Buchungskanälen und davon ab, ob du bereits Smoobus Online-Zahlungsfunktion nutzt. Der genaue Funktionsumfang und die Bezeichnung der Kautionseinstellungen können sich je nach Smoobu-Tarif und Kontoversion unterscheiden — prüfe die aktuelle Funktionsliste unter smoobu.com/de/preise, bevor du eine bestimmte Kautionsmethode fest einplanst.

Schritt 1 — Kautionsmethode wählen

Es gibt drei gängige Wege, wie STR-Hosts eine Kaution über oder neben Smoobu abwickeln:

1. Kartenvorautorisierung (empfohlen bei Direktbuchungen): Über die Online-Zahlungsintegration von Smoobu (Zahlungsdienstleister-abhängig, häufig Stripe) wird bei der Buchung oder kurz vor Anreise ein Betrag auf der Karte des Gastes reserviert, aber nicht abgebucht. Ohne Schaden läuft die Reservierung nach Check-out automatisch aus oder wird manuell freigegeben.
2. Manueller Einzug per Überweisung: Der Gast überweist die Kaution vor Anreise auf dein Konto, du zahlst sie nach Check-out ohne Schaden zurück. Funktioniert unabhängig vom gebuchten Kanal, erfordert aber, dass du Zahlungseingänge und Rücküberweisungen manuell nachhältst.
3. Verzicht zugunsten des Plattform-Gastschutzes: Bei Buchungen über Airbnb kannst du dich auf das plattformeigene Schutzprogramm (z. B. AirCover für Gastgeber) verlassen, statt zusätzlich eine eigene Kaution zu verlangen — die genauen Deckungsbedingungen und Freigrenzen legt die Plattform fest und ändern sich gelegentlich, prüfe sie vor der Entscheidung direkt bei Airbnb.

Viele Hosts kombinieren: Kartenvorautorisierung für Direktbuchungen über die eigene Website, Plattform-Schutz für Buchungen über Airbnb, und manuellen Einzug nur als Ausnahme bei Kanälen ohne Online-Zahlungsoption.

Schritt 2 — Kautionsbetrag und Bedingungen festlegen

Bevor du die Automatisierung aktivierst, brauchst du einen klar definierten Betrag und schriftlich festgehaltene Bedingungen.

1. Betrag festlegen: In Smoobu unter Einstellungen → Zahlungen bzw. Online-Zahlung (Bezeichnung je nach Kontosprache und Version) den Kautionsbetrag pro Buchung hinterlegen. Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Betrag für Ferienwohnungen — Richtwerte liegen je nach Größe und Ausstattung der Unterkunft häufig zwischen 100 € und 500 €, das ist aber keine feste Regel, sondern gängige Praxis.
2. Bedingungen schriftlich festhalten: Lege im Beherbergungsvertrag bzw. in den Hausregeln fest, unter welchen Umständen die Kaution ganz oder teilweise einbehalten wird (z. B. Schäden über den gewöhnlichen Verschleiß hinaus, fehlende Schlüsselrückgabe, grober Verstoß gegen die Hausordnung), und in welcher Frist die Rückzahlung nach Check-out erfolgt.
3. Kommuniziere den Betrag und die Bedingungen bereits vor der Buchungsbestätigung — etwa in der Objektbeschreibung oder einer automatischen Vorab-Nachricht —, damit es beim Check-in keine Überraschung gibt.

Schritt 3 — Automatischen Einzug aktivieren

Damit du die Kaution nicht bei jeder Buchung manuell anfordern musst, lässt sich der Prozess an einen Auslöser koppeln.

1. Bei Kartenvorautorisierung: Aktiviere in den Zahlungseinstellungen die automatische Vorautorisierung und lege den Auslösezeitpunkt fest — üblich sind Buchungsbestätigung oder ein festes Zeitfenster vor Check-in (z. B. 3 Tage). Smoobu bzw. der angebundene Zahlungsanbieter reserviert den Betrag dann automatisch auf der beim Bezahlvorgang hinterlegten Karte.
2. Bei manuellem Einzug: Erstelle unter Automatisierung → Nachrichten eine Vorlage, die den Gast X Tage vor Anreise zur Überweisung der Kaution auffordert, inklusive Betrag, Kontoverbindung bzw. Zahlungslink und Rückzahlungsbedingungen.
3. Speichern und mit einer Testbuchung prüfen, bevor die Automatisierung für echte Gäste live geht — insbesondere bei Kartenvorautorisierung lohnt sich ein Testlauf, um zu sehen, wie die Reservierung für den Gast in seiner Banking-App angezeigt wird.

Bereits bestehende Buchungen werden von einer neu aktivierten Automatisierung nicht rückwirkend erfasst — für diese musst du die Kaution einmalig manuell anfordern.

Schritt 4 — Kaution nach Check-out prüfen und freigeben

Der letzte Schritt entscheidet über Gastzufriedenheit und Bewertungen — eine vergessene Freigabe ist einer der häufigsten Gründe für schlechte Kritiken bei ansonsten reibungslosen Aufenthalten.

1. Innerhalb der vereinbarten Frist prüfen: Kontrolliere die Unterkunft zeitnah nach Check-out (üblich sind 24–48 Stunden) auf Schäden, bevor du die Kaution freigibst oder Beträge einziehst.
2. Ohne Schaden: Bei Kartenvorautorisierung die Reservierung im Zahlungsanbieter-Dashboard manuell freigeben, sofern sie nicht ohnehin automatisch ausläuft — Vorautorisierungen laufen bei den meisten Kartennetzwerken nach einigen Tagen von selbst ab, die genaue Frist ist netzwerk- und anbieterabhängig und daher nicht pauschal zu nennen. Bei manuellem Einzug die Rücküberweisung zeitnah veranlassen.
3. Bei Schaden: Fotografisch dokumentieren, den Gast über den geplanten Teil- oder Volleinzug informieren, und erst dann den entsprechenden Betrag über den Zahlungsanbieter einziehen bzw. bei manuellem Einzug einbehalten. Kommuniziere die Begründung schriftlich, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

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