Rechnung in Smoobu automatisch erstellen

Was die Smoobu-Rechnungsstellung leistet

Smoobu bietet ein Rechnungsmodul, mit dem du für jede Buchung automatisch eine Rechnung erzeugen kannst — mit deinen Firmendaten, dem hinterlegten Steuersatz, den Buchungsdaten des Gastes und einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Einmal eingerichtet, entfällt das manuelle Ausfüllen einer Rechnungsvorlage pro Buchung.

Das Modul ist vor allem für Hosts relevant, die geschäftlich vermieten oder auf Anfrage von Gästen (z. B. Geschäftsreisenden) eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen müssen. Der genaue Funktionsumfang und die Verfügbarkeit je nach Smoobu-Tarif können sich ändern — prüfe die aktuelle Funktionsliste unter smoobu.com/de/preise, bevor du planst, ausschließlich über Smoobu abzurechnen.

Schritt 1 — Rechnungsmodul aktivieren und Firmendaten hinterlegen

1. In Smoobu: gehe zu Einstellungen → Rechnungen (teils auch als „Fakturierung" oder „Invoicing" bezeichnet, je nach Kontosprache und Version — Menübezeichnung basierend auf öffentlicher Dokumentation, Stand heute).
2. Trage deine vollständigen Firmendaten ein: Name bzw. Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. Diese Angaben sind nach § 14 Abs. 4 UStG Pflichtbestandteil jeder Rechnung.
3. Falls du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, hinterlege den entsprechenden Hinweistext, der automatisch auf jeder Rechnung erscheinen soll (z. B. "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet").
4. Logo optional hochladen. Ein Firmenlogo ist keine Pflichtangabe, wirkt aber professioneller gegenüber Geschäftsreisenden.

Prüfe die hinterlegten Daten einmal an einer Testrechnung, bevor du die Automatisierung aktivierst — Tippfehler in der Steuernummer sind der häufigste Grund für Rückfragen von Gästen oder deren Buchhaltung.

Schritt 2 — Steuersatz und Rechnungsnummernkreis festlegen

Zwei Einstellungen entscheiden über die rechtliche Korrektheit deiner Rechnungen: der Steuersatz und die Nummerierung.

1. Steuersatz: Für reine Beherbergungsleistungen in Deutschland gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Nebenleistungen wie Endreinigung oder Frühstück können je nach Ausgestaltung dem regulären 19 %-Satz unterliegen — im Zweifel mit dem Steuerberater klären.
2. Rechnungsnummernkreis: Lege ein Format fest (z. B. RE-2026-0001) und lass Smoobu die Nummer automatisch hochzählen. Die Nummerierung muss fortlaufend und lückenlos sein — das ist eine GoBD-Anforderung, keine Smoobu-Besonderheit.
3. Storniere niemals eine bereits vergebene Rechnungsnummer manuell — bei Stornierungen eine Stornorechnung ausstellen, die auf die Originalnummer verweist, statt die Nummer zu löschen oder wiederzuverwenden.

Schritt 3 — Automatische Erstellung aktivieren

Damit du nicht pro Buchung manuell auf "Rechnung erstellen" klicken musst, lässt sich der Vorgang an einen Auslöser koppeln.

1. In den Rechnungseinstellungen den Punkt Automatische Erstellung (oder vergleichbar benannt) öffnen.
2. Auslöser wählen: bei Buchungsbestätigung, nach vollständigem Zahlungseingang, oder X Tage vor Check-in — je nachdem, wann du rechtlich und praktisch abrechnen möchtest.
3. Zahlungseingang als Auslöser empfohlen, wenn du bar oder per Überweisung kassierst — sonst kann eine Rechnung für eine später stornierte Buchung entstehen.
4. Speichern. Ab jetzt erzeugt Smoobu für jede neue Buchung, die den gewählten Auslöser erreicht, automatisch eine PDF-Rechnung im Buchungsdatensatz.

Bereits bestehende Buchungen erhalten rückwirkend keine automatische Rechnung — für die musst du die Rechnung einmalig manuell über die Buchungsdetails erzeugen.

Schritt 4 — Rechnung automatisch an den Gast versenden

Eine erzeugte Rechnung nützt wenig, wenn sie nur intern in Smoobu liegt. Zwei Wege, sie automatisch zum Gast zu bringen:

1. Option A — Platzhalter in Nachrichtenvorlage: Unter Automatisierung → Nachrichten eine bestehende Vorlage (z. B. Check-out- oder Dankesnachricht) bearbeiten und den Rechnungs-Platzhalter über die Variable-Auswahl einfügen, statt ihn manuell zu tippen.
2. Option B — Automatischer PDF-Anhang: Falls dein Smoobu-Tarif den automatischen Versand als Anhang unterstützt, diesen in den Rechnungseinstellungen aktivieren und den Versandzeitpunkt festlegen (z. B. am Abreisetag).
3. In beiden Fällen: einmal mit einer Testbuchung durchspielen, bevor der Automatismus live für echte Gäste läuft.

Pflichtangaben nach § 14 UStG — Checkliste

Unabhängig davon, ob die Rechnung über Smoobu oder ein anderes Tool erstellt wird, muss sie folgende Angaben enthalten, damit sie für Vorsteuerabzug oder Betriebsausgabenanerkennung beim Gast gültig ist:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du) und des Leistungsempfängers (Gast bzw. Firma)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. "3 Übernachtungen, [Unterkunftsname], 12.–15. Ferienwohnung")
• Zeitpunkt der Leistung (Anreise- bis Abreisedatum)
• Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen
• Bei Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf § 19 UStG statt Steuerausweis

Diese Liste ist eine Orientierung, keine abschließende Rechtsberatung — insbesondere bei gemischten Leistungen (Übernachtung 7 % + Reinigung ggf. 19 %) empfiehlt sich eine kurze Abstimmung mit dem Steuerberater bei der Ersteinrichtung.

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