Was Chekin zusätzlich zu Smoobus Online Check-in leistet
Smoobu hat mit Online Check-in bereits ein eingebautes Formular, über das Gäste Name, Adresse und Ankunftszeit hinterlegen können (siehe unsere Anleitung zum Smoobu Online Check-in). Chekin ist ein separates Drittanbieter-Tool, das darüber hinausgeht: Es prüft Ausweisdokumente automatisiert, lässt Gäste die Hausordnung oder den Beherbergungsvertrag digital unterschreiben, kann eine Kaution per Kreditkarte vorautorisieren und bietet in mehreren Ländern eine Anbindung an die dortige Meldebehörde.
Für deutsche Gastgeber ist vor allem die Ausweisprüfung und die digitale Unterschrift relevant — eine automatisierte Meldung an deutsche Behörden bietet Chekin nach öffentlich zugänglicher Dokumentation nicht in jedem Bundesland gleich an, das ist Stand heute noch im Umbruch. Prüfe auf chekin.com, welche Funktionen für dein Land und deine Region aktuell verfügbar sind, bevor du dich auf eine automatische Behördenmeldung verlässt. Die Verknüpfung mit Smoobu sorgt in jedem Fall dafür, dass jede Buchung automatisch einen eigenen Registrierungslink bekommt, ohne dass du das von Hand anstoßen musst.
Schritt 1 — Chekin-Konto und Unterkunft vorbereiten
Bevor du Chekin mit Smoobu verbindest, muss die Unterkunft in Chekin selbst angelegt sein — inklusive Land, Adresse und den für dich zutreffenden Meldepflichten.
Chekin-Konto und Property-Setup
Lege in Chekin ein Konto an und trage deine Unterkunft mit Adresse und Land ein. Die verfügbaren Registrierungs- und Meldefunktionen unterscheiden sich je nach Land — welche das für Deutschland konkret sind, steht in der aktuellen Chekin-Dokumentation.
- Unterkunft mit korrekter Adresse und Land anlegen
- Sprache des Registrierungsformulars für Gäste einstellen
- Prüfen, welcher Chekin-Tarif die benötigten Funktionen enthält
Zusatzmodule (Unterschrift, Kaution, Upselling)
Chekin bietet je nach Tarif weitere Module an: digitale Unterschrift von Hausordnung oder Vertrag, Kautions-Vorautorisierung per Karte und Zusatzverkäufe wie Frühstück oder späten Check-out. Diese sind optional und einzeln aktivierbar.
- Vertrags- bzw. Hausordnungs-Vorlage für die Unterschrift hochladen
- Kautionsbetrag und Freigabelogik festlegen, falls genutzt
- Zusatzverkäufe nur aktivieren, wenn du sie auch bearbeiten kannst
Schritt 2 — Chekin mit Smoobu verknüpfen
- In Smoobu: öffne die Einstellungen und suche den Bereich für Integrationen bzw. den App-Marktplatz. Die genaue Menübezeichnung kann sich ändern — im Smoobu-Hilfecenter findest du den aktuellen Pfad.
- Wähle Chekin aus der Liste der verfügbaren Integrationen.
- Melde dich mit deinem Chekin-Konto an und erteile Smoobu die Berechtigung, Buchungsdaten zu übermitteln.
- Ordne jede Smoobu-Unterkunft der passenden Chekin-Unterkunft zu.
- Speichern. Der Verbindungsstatus sollte anschließend als aktiv angezeigt werden.
Falls Smoobu keine native Chekin-Integration im Marktplatz anbietet, prüfe alternativ eine Anbindung über Zapier oder die Smoobu-API — beide Wege sind für einfache Datenübergaben wie Buchungsnummer, Gästename und Anreisedatum ausreichend.
Schritt 3 — Registrierungsformular konfigurieren
Nach der Verbindung legst du fest, was Gäste vor der Anreise erledigen müssen.
- Öffne die Formular-Einstellungen in Chekin für deine Unterkunft.
- Aktiviere den Ausweis- bzw. Pass-Upload und lege fest, ob die Prüfung automatisch oder manuell erfolgt.
- Lade die Hausordnung oder den Beherbergungsvertrag hoch, falls Gäste digital unterschreiben sollen.
- Speichern. Teste den Ablauf einmal selbst mit einer Testbuchung, bevor der erste echte Gast den Link bekommt.
Der ausgefüllte Registrierungsstatus jeder Buchung ist im Chekin-Dashboard einsehbar. Manche Hosts verlinken zusätzlich auf das Smoobu-Online-Check-in-Formular für Angaben, die dort ohnehin schon erfasst werden — beide Tools parallel zu nutzen führt sonst zu doppelter Dateneingabe für den Gast.
Schritt 4 — Link automatisch an den Gast senden
Der Registrierungslink nützt nichts, wenn der Gast ihn erst an der Tür sieht. Am zuverlässigsten ist eine Nachrichtenvorlage, die den Link automatisch einfügt.
- In Smoobu: öffne die Nachrichtenvorlagen im Bereich Automatisierung bzw. Nachrichten.
- Bearbeite deine Voranreise-Vorlage oder lege eine neue an.
- Füge den Chekin-Registrierungslink über die Variablenauswahl des Editors ein, statt ihn von Hand zu tippen.
- Plane den Versand für einige Tage vor Check-in. Viele Hosts wählen 48 bis 72 Stunden, damit noch genug Zeit für Rückfragen bleibt.
- Vorlage speichern. Sie greift ab jetzt für alle neuen Buchungen.
Datenschutz und Meldepflichten im Blick behalten
Ausweisdaten sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Speichere sie nur so lange wie gesetzlich nötig und nur dort, wo es erforderlich ist — kläre mit Chekin, wo und wie lange die Daten verarbeitet werden, und trage den Auftragsverarbeiter in deine Datenschutzinformation ein.
Ob und wie eine Meldung an deutsche Behörden über ein Tool wie Chekin automatisiert werden kann, hängt von deiner Kommune und dem jeweiligen Meldegesetz ab. Verlass dich nicht ungeprüft auf eine automatische Meldung — kläre die konkrete Pflicht für deinen Standort im Zweifel mit deinem Ordnungsamt oder einem Fachanwalt.
Häufige Probleme beheben
Der Gast bekommt den Registrierungslink nicht
Prüfe zuerst, ob die Nachrichtenvorlage aktiv ist und der Versandzeitpunkt vor der Anreise liegt. Kontrolliere danach, ob die Chekin-Variable korrekt über die Variablenauswahl eingefügt wurde und nicht als reiner Text im Template steht.
Der Ausweis-Upload schlägt fehl oder wird abgelehnt
Meist liegt es an schlechter Bildqualität oder Blendlicht auf dem Dokument. Bitte den Gast, das Foto bei gutem Licht und ohne Reflexionen erneut aufzunehmen. Bei wiederholten Problemen kannst du die Daten in Chekin manuell freigeben.
Die Buchungsdaten kommen nicht in Chekin an
Prüfe die Verbindung in den Smoobu-Integrationseinstellungen — Status sollte als aktiv angezeigt werden. Trenne die Verbindung notfalls und verbinde Chekin erneut. Bei einer Zapier- oder API-Anbindung kontrolliere zusätzlich, ob der Zap bzw. der API-Key noch gültig ist.
Gäste sollen nicht zweimal ihre Daten eingeben
Wenn du sowohl Smoobus Online Check-in als auch Chekin aktiv hast, überschneiden sich einige Felder. Entscheide dich am besten für ein Tool als Hauptkanal für die Registrierung und nutze das andere nur für Funktionen, die es exklusiv bietet.
Digitale Unterschrift wird nicht als gültig anerkannt
Ob eine digitale Unterschrift für deinen Beherbergungsvertrag rechtlich ausreicht, hängt vom Einzelfall ab. Für die reine Kenntnisnahme der Hausordnung reicht sie in der Praxis meist aus — bei rechtlich bindenden Verträgen im Zweifel rechtlich prüfen lassen.
Hinweis: Diese Anleitung beruht auf den öffentlich zugänglichen Dokumentationen von Smoobu und Chekin (Stand 30.09.2026). Menünamen, verfügbare Funktionen je Land, Tarife und Preise können sich ändern — aktuelle Preise findest du auf chekin.com und smoobu.com/pricing. Ich nutze Smoobus eigenes Online Check-in, nicht Chekin, in meiner eigenen Unterkunft; prüfe deshalb Details zur Chekin-Anbindung in der aktuellen Anbieter-Dokumentation.chekin.com ·Smoobu-Hilfecenter