Was Smoobus Online Check-in leistet
Online Check-in ist eine in Smoobu eingebaute Formularfunktion, mit der Gäste vor der Anreise ihre Daten selbst eintragen — Name, Adresse, voraussichtliche Ankunftszeit und auf Wunsch ein Foto von Ausweis oder Reisepass. Das Formular ist buchungsspezifisch: Jeder Gast erhält einen eigenen Link, füllt ihn im Browser aus und schickt die Daten mit einem Klick auf "Informationen an den Host senden" ab.
Das ersetzt in vielen Fällen den Zettel an der Rezeption oder das manuelle Nachfragen per Nachricht. Die Daten landen direkt in der jeweiligen Buchung in Smoobu, wo du sie vor der Anreise noch einmal prüfen kannst. Wichtig: Das ist eine separate Funktion zur Smoobu-Gäste-App (die ist eine digitale Gästemappe mit Check-in-Infos, WLAN und Hausordnung) — beide lassen sich unabhängig voneinander nutzen und ergänzen sich gut.
Schritt 1 — Online Check-in aktivieren
Das Formular wird im Bereich Experience konfiguriert, nicht in den allgemeinen Einstellungen.
- In Smoobu: öffne den Bereich Experience und klicke im Dropdown-Menü auf Online Check-in.
- Wähle die Unterkunft aus, für die du das Formular einrichten möchtest.
- Aktiviere die Funktion für diese Unterkunft. Bei mehreren Unterkünften wiederholst du diesen Schritt für jede einzeln.
Ob Online Check-in in deinem aktuellen Tarif enthalten ist, hängt vom gebuchten Plan ab — aktuelle Tarifdetails auf smoobu.com/de/preise prüfen, da sich der Funktionsumfang je Tarif ändern kann.
Schritt 2 — Formularfelder und ID-Upload festlegen
Im Formulareditor legst du fest, welche Angaben ein Gast vor der Anreise machen muss.
- Persönliche Daten: Name, Adresse und Kontaktangaben aller mitreisenden Gäste — je nach Bundesland relevant für die Meldescheinpflicht bei Ferienwohnungen.
- Voraussichtliche Ankunftszeit: hilfreich, um Check-in-Anweisungen oder Schlüsselübergabe zu planen.
- Ausweis-/Passfoto: aktiviere dafür die Option Anhänge im Formulareditor. Der Gast lädt dann ein Foto seines Ausweisdokuments direkt im Formular hoch.
- Zusätzliche Felder: je nach Kontoversion lassen sich weitere Freitextfelder ergänzen, etwa für besondere Wünsche oder Allergien.
Frage nur ab, was du wirklich brauchst — je mehr Pflichtfelder, desto eher brechen Gäste das Ausfüllen ab. Für die reine Meldescheinpflicht reichen in der Regel Name, Adresse und Ausweisnummer.
Schritt 3 — Link automatisch vor Anreise versenden
Wie beim Gäste-App-Link ist auch der Online-Check-in-Link buchungsspezifisch. Damit ihn niemand manuell verschicken muss, bindest du ihn in eine automatische Nachrichtenvorlage ein.
- In Smoobu: gehe zu Automatisierung → Nachrichten → Vorlagen.
- Öffne die Vorlage für die Buchungsbestätigung oder erstelle eine eigene Vorlage für den Online-Check-in-Versand.
- Füge über die Variable-Auswahl den Platzhalter [onlineCheckInLink] ein — nicht manuell eintippen, um Tippfehler in der URL zu vermeiden.
- Wichtig: Der separate Platzhalter für die Voranreisemeldung (in Smoobu teils als [caPreArrivalLink] bezeichnet) ist nicht für die Buchungsbestätigung gedacht — verwende dafür ausschließlich [onlineCheckInLink].
- Versandzeitpunkt festlegen und Vorlage speichern. Üblich ist ein Versand direkt nach Buchungseingang oder wenige Tage vor Anreise.
Schritt 4 — Eingereichte Daten prüfen
Sobald ein Gast das Formular abschickt, erscheinen die Angaben direkt in der Buchungsdetailansicht in Smoobu. Prüfe vor der Anreise, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt und — falls angefordert — das Ausweisfoto hochgeladen wurde. Fehlt etwas, kannst du gezielt nachfragen, statt erst bei der Ankunft nach Ausweisen zu fragen.
Meldepflicht und rechtlicher Kontext
In mehreren deutschen Bundesländern besteht für Ferienwohnungen eine Meldescheinpflicht — die genauen Anforderungen (welche Daten, ob ein digitaler Meldeschein zulässig ist, Aufbewahrungsfristen) unterscheiden sich je nach Bundesland und Kommune und ändern sich gelegentlich. Das Online-Check-in-Formular kann die Datenerfassung erleichtern, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung deiner konkreten Meldepflicht. Für eine Vorlage speziell für den klassischen Gästezettel siehe unseren Guide zum Ferienwohnung-Gästezettel; die aktuellen Anforderungen deines Bundeslands solltest du direkt bei der zuständigen Meldebehörde oder einem Steuerberater verifizieren.
Häufige Fragen
Gast hat das Formular nicht ausgefüllt
Öffne die Buchung in Smoobu unter Buchungen → [Buchung auswählen] und kopiere den Online-Check-in-Link erneut, um ihn manuell nachzusenden. Um das künftig zu vermeiden, sende die Nachricht mit dem Link früh genug (siehe Schritt 3) und ergänze bei Bedarf eine zweite Erinnerung kurz vor Anreise.
Ist der Ausweis-Upload verpflichtend?
Nein — ob ein Feld Pflicht ist, legst du im Formulareditor selbst fest. Die Option Anhänge für Ausweis- oder Passfotos ist optional aktivierbar; ob du sie tatsächlich forderst, hängt von deiner Meldepflicht und deinem eigenen Sicherheitsbedürfnis ab.
Was ist der Unterschied zum Gäste-App-Link?
Online Check-in dient der Datenerfassung vor Anreise (Name, Adresse, Ankunftszeit, ggf. Ausweisfoto) und ist eine Funktion des Bereichs Experience. Die Gäste-App ist eine digitale Gästemappe mit Check-in-Anleitung, WLAN-Zugang und Hausordnung. Beide sind unabhängig konfigurierbar und lassen sich in derselben oder in getrennten Nachrichten versenden.
Kann ich Online Check-in mit Chekin oder Check-in Scan kombinieren?
Ja — Smoobu bietet neben dem eingebauten Online-Check-in-Formular auch Integrationen mit spezialisierten Anbietern wie Chekin und Check-in Scan, die zusätzliche Funktionen wie automatische Behördenmeldung oder ID-Scan per MRZ-Code bieten. Diese sind separate Integrationen mit eigenem Einrichtungsprozess und teils eigenen Kosten — für die meisten kleineren Vermietungen reicht das eingebaute Formular aus.
Werden die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Die über das Formular eingereichten Daten werden in deinem Smoobu-Konto gespeichert und unterliegen den Datenschutzbestimmungen von Smoobu als Auftragsverarbeiter. Prüfe die aktuelle Datenschutzerklärung von Smoobu und ergänze deine eigene Datenschutzerklärung gegenüber Gästen entsprechend, falls du Ausweisdaten erhebst.